El Asistente de Producción de Eventos colaborará en la organización, coordinación y ejecución de eventos de la empresa. Será responsable de apoyar al equipo de producción en tareas operativas y logísticas para garantizar que todos los aspectos del evento se lleven a cabo de manera eficiente y exitosa.

Requerimientos:

Formación académica: Título universitario en áreas relacionadas con Comunicación, Administración, Producción de Eventos, Marketing, o afines.

Conocimientos específicos:

Conocimiento básico de la industria de eventos.

Manejo de herramientas a fines (Microsoft Office, Excel, Word, PowerPoint).

Conocimiento en gestión de proveedores, presupuestos y logística de eventos.

Habilidades en la planificación y ejecución de eventos (deseable).

Habilidades y Competencias:

Organización y planificación.

Capacidad para trabajar bajo presión y en entornos dinámicos.

Habilidades de comunicación (escrita, verba muy importante ya que comunicará en los eventos con directores, gerentes y nuestros mejores clientes si es necesario. Además de presencia-formal).

Trabajo en equipo y colaboración.

Proactividad, creatividad y atención al detalle.

Habilidades para resolver problemas y tomar decisiones rápidas.

Idiomas:

Nivel intermedio de inglés (deseable).

Tareas y Responsabilidades:

Apoyo en la planificación y logística del evento:

Ayudar en la definición y coordinación de la agenda del evento.

Asistir en la organización de la logística (transporte, alojamiento, catering, etc.).

Supervisar el cumplimiento de las fechas y entregables del evento.

Gestión de proveedores:

Contactar y coordinar con proveedores (catering, técnicos, decoración, etc.) para garantizar la correcta ejecución de los servicios.

Realizar seguimientos constantes a los proveedores para asegurar que todo esté listo antes del evento.

Mantener actualizada base de productoras y proveedores

Preparación y montaje:

Apoyar en la instalación de equipos, decoración, mobiliario y otros elementos del evento. Envío oportuno a productoras y hoteles del material necesario para montar (gráficas, lápices, block de notas, pendones, etc.)

Para eventos que no necesitamos productoras, coordinar contratación de anfitriona para ese día, con las características y perfil riguroso del Banco, hablar con ella y explicar sus funciones, verificar que el día del evento esté en el punto deseado (supervisar).

Supervisar la preparación de los espacios y asegurar que todo esté dispuesto según lo planificado.

Coordinación durante el evento:

Ser el punto de contacto entre los diferentes equipos y proveedores durante el evento.

Asegurarse de que todos los aspectos operativos del evento se desarrollen de manera fluida.

Gestionar cualquier imprevisto o situación que pueda surgir durante el evento.

Control de presupuesto y recursos:

Apoyar en la gestión de los recursos financieros del evento, controlando los gastos y ajustándose al presupuesto asignado.

Realizar informes post-evento sobre resultados.



Comunicación con los asistentes:

Apoyar en la gestión de inscripciones, acreditaciones y otros trámites previos al evento.

Post-evento:

Ayudar en la evaluación del evento, recopilando feedback de los asistentes y colaboradores.

Colaborar en la entrega de informes y resúmenes de actividades realizadas durante el evento.

Coordinar las tareas de desmontaje y cierre de las actividades post-evento.

Recuperar con las productoras el material sobrante.

Manejo de las bodegas (ver inventario), mantenerlo al día y avisar para reponerlo en forma oportuna para otros eventos.